Ausgangslage. Die Basellandschaftliche Kantonalbank (BLKB) betreibt eine umfangreiche Scanning- und Archivierungslösung auf Basis von Kofax Capture und IBM OnDemand. Mit dem Wachstum der digitalisierten Dokumentenarten entstand der Wunsch, den bestehenden Prozess zur Verwaltung von Dokumentenarten zu vereinfachen und zu beschleunigen: Neue Dokumentenarten wurden bisher von IT-Mitarbeitenden in zwei separaten Systemen eingetragen, im Kofax-Konfigurationsfile und im OnDemand-Mapping.
Herausforderung. Die BLKB wollte ihr Scanning-Angebot auf weitere Dokumentenarten ausweiten und benötigte dafür einen Prozess, der schneller, einfacher und unabhängig von der IT-Abteilung funktioniert. Gesucht war eine Lösung, die Änderungen an Dokumentenarten automatisch und konsistent in alle beteiligten Systeme überträgt: effizient und ohne parallele Bearbeitung in mehreren Systemen.
Die Lösung. IT-Venture implementierte den Dataeditor, eine browserbasierte Webapplikation, die als zentrales Repository für die Verwaltung aller Dokumentenarten dient. Die Lösung wurde direkt auf dem bestehenden Kofax-Server integriert, um die Anzahl der Schnittstellen minimal zu halten.
Bedienung durch den Fachbereich. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Fachmitarbeitende der BLKB Dokumentenarten anlegen, bearbeiten und verwalten, ohne IT-Kenntnisse. Im Hintergrund sorgen zwei Windows-Dienste dafür, dass Änderungen automatisch als XML-Konfigurationsdateien an Kofax Capture und via UC4-Job an IBM OnDemand übertragen werden. Eine Quittierungsmechanik stellt sicher, dass alle Übertragungen nachvollziehbar sind.
Statistikmodul. Zusätzlich bietet der Dataeditor ein Statistikmodul, mit dem die BLKB jederzeit auswerten kann, wie viele Dokumente pro Zeitraum gescannt oder im Archiv abgerufen wurden, aufgeschlüsselt nach Dokumentenart, Fachbereich und Benutzer. Die Daten lassen sich direkt nach Excel exportieren.
Ergebnis.
- Prozessbeschleunigung: Die Eröffnung neuer Dokumentenarten erfolgt nun in einem einzigen, geführten Schritt durch den Fachbereich selbst, ohne Umwege über die IT-Abteilung.
- Entlastung der IT: Die IT-Abteilung gewinnt Kapazitäten für strategische Aufgaben.
- Systemkonsistenz: Kofax und OnDemand werden automatisch und synchron aktualisiert: zuverlässig und ohne Mehrfachbearbeitung.
- Transparenz: Das integrierte Statistikmodul gibt der BLKB erstmals einen konsolidierten Überblick über Scanning- und Archivierungsvolumen.
- Bewährte Lösung: Der Dataeditor läuft produktiv auf zwei dedizierten Serverinstanzen (Test und Produktion) und hat sich als stabile, wartungsarme Lösung etabliert.
Fazit. Mit dem Dataeditor hat IT-Venture für die BLKB eine massgeschneiderte Lösung realisiert, die einen zentralen Prozess im Dokumentenmanagement vollständig automatisiert. Die Bank profitiert von mehr Agilität bei der Erweiterung ihres Dokumentenmanagements, bei deutlich geringerem Aufwand für IT und Fachbereich.