Kunde & Kontext. Die fenaco Genossenschaft ist eine der grössten Holdinggesellschaften der Schweizer Landwirtschaft und vereint dutzende Betriebe unter einem Dach. Die zentrale IT-Organisation erbringt ihre Leistungen für die gesamte Gruppe, darunter den Betrieb eines unternehmensweiten digitalen Archivs, das als zentrale Informationsdrehscheibe für zahlreiche Geschäftsprozesse dient.
Ausgangssituation. Als der ursprüngliche Hersteller der eingesetzten Archivlösung in Konkurs ging, stand die fenaco vor einer kritischen Situation. Das bestehende System musste weitergeführt werden, mit der vorhandenen Datenbasis, ohne aufwändige Migration und ohne Unterbruch des laufenden Betriebs. Gleichzeitig sollte mittelfristig eine zukunftsfähige Plattform gefunden werden, die fest in die IT-Landschaft der Gruppe eingebunden ist.
Übergangslösung: das E-Dossier. IT-Venture realisierte das E-Dossier als Brückenlösung: eine vollständig neu entwickelte Webapplikation, die auf der bestehenden Datenbasis aufsetzt und das bisherige System nahtlos ablöste. Dank sorgfältigem Reverse Engineering konnte die gesamte historische Datenbasis ohne Migration übernommen werden. Für die Benutzerinnen und Benutzer der fenaco war der Übergang fliessend. Das E-Dossier hielt den Archivbetrieb stabil, während die fenaco in Ruhe über die langfristige Zielarchitektur entscheiden konnte.
Archivierungspipeline „Vorarchiv". Gemeinsam mit der fenaco IT entstand parallel eine vollständige Archivierungspipeline, die eingehende Dokumente automatisiert verarbeitet, bevor sie im Archiv abgelegt werden. Die Pipeline ist bis heute produktiv und speist heute das Standardarchiv. Sie umfasst:
- Validierung und Integritätsprüfung: Jedes Dokument durchläuft definierte Regeln zur Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung.
- Indexanreicherung: Metadaten werden automatisch aus dem Data Warehouse und weiteren Umsystemen ergänzt.
- Formatkonvertierung: Dokumente aus unterschiedlichen Hostlistenformaten sowie verschiedenen Bildformaten werden einheitlich in PDF konvertiert.
- Digitale Signatur: Jedes PDF wird vor der Ablage digital signiert und damit revisionssicher archiviert.
Grosse Teile der Pipeline wurden mittels CLR Libraries direkt auf dem MS SQL Server implementiert: leistungsstark, nah an der Datenhaltung und ohne zusätzliche Middleware-Schichten.
Migration in das Standardarchiv. Mit der Zeit entschied sich die fenaco für die Einführung einer Standard-Archivlösung als langfristige Zielplattform. IT-Venture war an dieser Migration aktiv beteiligt: Übernahme der Daten aus dem E-Dossier, Anpassung der vorgelagerten Prozesse und Umstellung der Schnittstellen, damit der Wechsel ohne Unterbruch der angeschlossenen Geschäftsprozesse erfolgen konnte.
Laufende Verantwortung. Das E-Dossier selbst ist heute durch das Standardarchiv abgelöst. In unserer Verantwortung bleiben zwei zentrale Komponenten, die das Standardarchiv täglich tragen:
- Die Pipeline „Vorarchiv", die alle eingehenden Dokumente validiert, indexiert, konvertiert und signiert, bevor sie ins Standardarchiv gelangen.
- Die Schnittstellen aus den Umsystemen der Gruppe (ERP, Helpdesk-Ticketsystem und mehrere Buchhaltungslösungen der Gruppengesellschaften), die Dokumente ins Standardarchiv einspielen und kontextsensitive Archivaufrufe direkt aus diesen Systemen ermöglichen.
Betrieb und Support. IT-Venture unterhält mit der fenaco einen langfristigen Servicevertrag und ist fest in den IT-Betrieb der Gruppe eingebunden. Als Second-Level-Support stehen wir für alle technischen Fragen rund um die Pipeline und die Schnittstellen zur Verfügung. Zusätzlich übernimmt IT-Venture bei Abwesenheit von fenaco-IT-Mitarbeitenden den operativen Betrieb als Ferienvertretung, mit tiefem Systemverständnis aus der gemeinsamen Geschichte.
Ergebnis.
- Betriebskontinuität nach dem Hersteller-Konkurs: Mit dem E-Dossier wurde der Archivbetrieb nahtlos fortgesetzt, ohne Migration der historischen Daten.
- Geordnete Migration ins Standardarchiv: Der Wechsel auf die langfristige Zielplattform erfolgte unter IT-Venture-Beteiligung, ohne Unterbruch der Geschäftsprozesse.
- Tragende Bausteine in unserer Hand: Die Pipeline „Vorarchiv" und die Schnittstellen aus ERP, Helpdesk und Buchhaltungssystemen laufen weiterhin produktiv unter unserer Verantwortung.
- Automatisierte Qualitätssicherung: Nur vollständige, geprüfte und revisionssicher signierte Dokumente gelangen in das Standardarchiv.
- Langjährige Partnerschaft: fenaco hat einen Partner, der das gewachsene System aus eigener Bauerfahrung kennt und den Betrieb der kritischen Bausteine langfristig sicherstellt.
Fazit. Die Geschichte des fenaco-Archivs zeigt, wie ein Mandat über mehrere Phasen tragen kann. Erst eine schnelle Brückenlösung, dann eine geordnete Migration ins Standardarchiv und seither der laufende Betrieb der Komponenten, die diese Brücke und den heutigen Regelbetrieb verbinden. fenaco verfügt damit über ein modernes, tief integriertes Archivumfeld, in dem das Standardarchiv die zentrale Ablage bildet, während die vor- und nachgelagerten Prozesse aus einer Hand kommen.
Unsere Rolle. Bau des E-Dossiers als Übergangslösung samt Reverse Engineering der bestehenden Datenbasis, Realisierung der Archivierungspipeline „Vorarchiv", aktive Mitarbeit bei der Migration ins Standardarchiv sowie bis heute Verantwortung für die Pipeline und die Schnittstellen der Umsysteme, zusammen mit Second-Level-Support und Betriebsunterstützung.